Planificación

 

Conceptos 

En el ámbito organizacional y empresarial, la planeación, planificación o planeamiento es una de las etapas iniciales del proceso administrativo, en la cual se determinan los rasgos fundamentales de la organización (la misión y los objetivos, generalmente). Es decir, es la etapa en que se establecen los planes básicos a emprender con la organización.

La planeación es una etapa de toma de decisiones fundamentales para poder trazar el camino deseado hacia los objetivos de la organización. Para ello se toman en cuenta factores internos y externos capaces de influir en el logro de las metas trazadas, los elementos de la situación actual y los valores que regirán la organización a lo largo de la actividad productiva.

Objetivos

• Aportar orden. Una adecuada planeación previene la improvisación, lo cual, a su vez, repercute en mayor productividad y eficiencia, se hace evidente en, por ejemplo, el cumplimiento de cronogramas y la ejecución de actividades dentro del presupuesto.
• Favorecer la coordinación. La planeación administrativa estimula la armonía entre las diferentes áreas y departamentos de la organización, al proveerles de unidad, de tal manera que todas trabajan en pro de la meta por alcanzar.
• Reducir la incertidumbre. Al apoyarse en funciones como la previsión y la prospectiva, permite identificar posibles dificultades y así elaborar estrategias que permitan asimilarlas y sortearlas. Aun así, se ha de entender que ni la más cuidadosa planeación tiene 100 % de predictibilidad y que siempre es preferible otorgar cierto porcentaje de probabilidad a lo inesperado.
• Proporcionar sentido de dirección. Contar con objetivos claros y precisos incrementa la motivación de las personas en la organización, además, promueve el avance determinado hacia la consecución de estos.
• Racionalizar los recursos. La planeación administrativa ayuda a consolidar las metas por alcanzar, así impulsa la priorización de las actividades clave, con lo cual induce al uso eficiente de los limitados recursos organizacionales.
• Guiar la toma de decisiones. Las decisiones se tomarán respondiendo a preguntas como ¿Cuáles son las metas organizacionales?, o ¿esta acción aproxima o aleja a la organización de su meta? De este modo se previenen las decisiones impulsivas basadas en presentimientos u otro tipo de artificios.
• Sentar las bases del control. Los objetivos del plan son los parámetros por medio de los cuales se evalúan los avances, de tal manera que las desviaciones detectadas permitan modificar el plan y emprender los correctivos necesarios para que el logro de la meta no se afecte.

Técnicas de planeación

Las técnicas de planeación son un conjunto de pasos y procedimientos que permiten a los profesionales hacer un análisis de escenarios posibles, para que la  toma de decisiones en la empresa sea acertada. 

Mencionaremos algunas que son de especial interés para las firmas de abogados:

• CPM (Critical Path Method) o método de la ruta crítica: Es uno de los métodos de planeación que mejor se adapta a una firma de abogados. Orienta sus esfuerzos a planear, ejecutar, programar y controlar cada una de las etapas de un proyecto. Toma en cuenta el tiempo como un elemento fundamental, para mejorar el desempeño administrativo.

Se trata de una de las llamadas herramientas de gestión del tiempo, puesto que permite la creación de sistemas de seguimiento particularmente útiles en el caso de las empresas jurídicas. 

• Árbol de decisión: Dentro de las técnicas y herramientas de planeación, esta se centra en hacer una representación de las acciones a ejecutar de manera secuencial. Establece la jerarquía que tiene cada proceso administrativo de una empresa o firma de abogados, para conseguir un manejo óptimo de cada recurso disponible. Para ello, hace un mapeo de procesos hasta establecer las relaciones entre estos y agilizar las actividades a ejecutar.

• Análisis FODA: Esta técnica contempla cada aspecto de la organización y lo analiza en detalle, sin idealizar su funcionamiento, y evalúa la situación actual en la que se encuentra. Este análisis sirve para aprovechar las fortalezas de la empresa y las oportunidades que encuentra en su entorno, mientras minimiza el impacto de sus debilidades y de las amenazas externas. 

Es muy útil para formular estrategias de funcionamiento con plazos de tiempo determinados, de acuerdo a la necesidad de la propia organización.

Puedes ver que estas técnicas de planificación están encaminadas a lograr un sistema de control de gestión, que permita que cada firma o empresa tenga debidamente delimitados los pasos a seguir. Esto con el objetivo de manejar cada uno de los casos a los que se enfrenta.

Herramientas de planeación

El uso de herramientas de la planeación administrativa se ha generalizado a tal nivel, que su utilización ya se encuentra interiorizada e implícita en el desempeño diario de las empresas. En este sentido, el correcto manejo de ellas puede marcar la diferencia entre una buena o mala gestión en toda la organización.

Veamos algunas de las más utilizadas en las firmas de abogados:

• Manuales: Aunque suene básico, es esencial que cada organización o firma de abogados tenga manuales, tanto para sus cargos, como para cada proceso que lleva. Esta herramienta contribuye a la claridad en el reparto de las tareas y a la estandarización de procesos necesaria para el buen desempeño organizacional.

• CaseTracking: Es un software que le ofrece a las firmas jurídicas la posibilidad de planificar cada paso a seguir, en cada etapa de los juicios que gestiona, y logra que el trabajo en equipo sea oportuno y eficiente. Con esta herramienta tecnológica es posible crear flujos de trabajo, asignar responsabilidades, monitorear los juicios, etc.

• TimeBillingX: Es una herramienta digital utilizada para monitorear la productividad de cada uno de los abogados que trabajan en la organización y, con base en ello, planificar las tareas que cada quien va a desempeñar. Con su uso, es posible mejorar la productividad de manera notable.

Actualmente es fundamental incluir el uso de software de productividad, en el abanico de técnicas y herramientas de la planeación, que deben implementar las empresas modernas. Gracias a estos sistemas, las organizaciones pueden delimitar con éxito todos los factores críticos que intervienen en la planificación y gestión del negocio.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

"Herramientas y Técnicas de planeación" Recuperado de: https://blog.lemontech.com/tecnicas-y-herramientas-de-la-planeacion/

"Proceso Administrativo" Recuperado de: https://concepto.de/planeacion/#ixzz8ri6B8JOu